从程序员到项目经理(13):如何管理自己的时间(下)



 对很多项目经理而言,是没有什么所谓的“我的时间”的,因为他们不是在管项目,而是被工作的潮水带着跑而已,他们的时间被工作主宰了。项目经理必须要主动的管理自己的时间,合理安排自己的工作,才能真正“翻身”做自己时间主人。fW5思考者日记网-束洋洋个人博客

 

4.管理者无需事必躬亲fW5思考者日记网-束洋洋个人博客

有一种类型的管理者,他们不论什么事一定要亲自去做,至少也是亲自过问。人们习惯用一个成语来赞美他们,叫“事必躬亲”,仿佛诸葛亮再世一般。凡事亲自去做未必真的可取,为什么诸葛亮只活了53岁,恐怕跟他这种事必躬亲的精神也有莫大的关系吧——他是把自己累死的。fW5思考者日记网-束洋洋个人博客

1)不要和下属抢事做fW5思考者日记网-束洋洋个人博客

管理者相对于操作层员工,多了一项法宝,就是授权。理论上,只要员工可以胜任,所有的工作都可以授权。事实上,总经理为什么能对全公司发号施令、对工作进行变革,那是因为董事会授予了这个权限。连这么高层的工作都可以授权,一个项目里面的工作还有什么不可以授权的呢?fW5思考者日记网-束洋洋个人博客

因此,当你疲惫不堪的时候,就应该问问自己,我是不是管得太多了?如果一件事情下属能做,就应该让下属去做,不然等于是你抢了下属的工作。项目经理最可悲的事情就是,自己累得半死,项目组成员却闲得发慌。fW5思考者日记网-束洋洋个人博客

管理者必须学会授权。授权不只是为项目经理分担工作,也是项目培养下属成长的必要方法。如果项目经理总觉得下属能力行,不给他分配具的挑战性的工作,这显然不利于下属的能力成长,从长远看,对项目、对公司也是有百害而无一利。fW5思考者日记网-束洋洋个人博客

2)授权绝不是简单的把工作交出去fW5思考者日记网-束洋洋个人博客

授权两个字说起来简单,但做起来效果却会因为而异。有效的授权必须把握以下几个要点:fW5思考者日记网-束洋洋个人博客

目标明确:要做什么内容、达到什么质量要求、什么时候完成等等,必须要清晰具体。管理学家们认为目标必须要SMARTS=SpecificM=MeasurableA=AttainableR=RealisticT=Time-based),这是很有道理的。fW5思考者日记网-束洋洋个人博客

跟踪反馈:项目经理应当经常性对任务完成情况进行检查,这是很多项目经理非常欠缺的一个重要环节。只授权不检查,最后的情况可能就是进度大大延迟,或者与你想要的东西大相径庭,下属进行种种解释,但为时已晚。fW5思考者日记网-束洋洋个人博客

能力辅导:项目经理要对下属的能力有比较准确的把握,安排工作也应该在其力所能及的范围。如果跳一跳能够得着,就比较理想,但项目经理仍然需要主动辅导,加强监控,当发现偏差时,应及时采取应对措施。如果工作大大超出其能力范围,再怎么跳也够不着,项目经理就要另想高招了。fW5思考者日记网-束洋洋个人博客

3)不做甩手掌柜fW5思考者日记网-束洋洋个人博客

是不是任何事情都可以授权呢?理论上是可以,但由于资源的稀缺性,这种条件往往并不具备。至于什么可以授权,什么不可以,这要因项目而异,根据项目工作与资源的实际情况,两厢权衡之后才能决定。不管怎么说,授权不可过度,否则项目经理就成了甩手掌柜,实际也等于放弃对项目的控制权。fW5思考者日记网-束洋洋个人博客

项目经理应该做的工作:fW5思考者日记网-束洋洋个人博客

系统性工作由项目经理做,比如制定计划、安排任务、鼓舞士气、项目检查等,具体事务由下属去做。fW5思考者日记网-束洋洋个人博客

重要的事情项目经理来做,紧急的事情让下属去做。fW5思考者日记网-束洋洋个人博客

决策由项目经理来做,执行由下属去做。fW5思考者日记网-束洋洋个人博客

下属能做的事由下属去做,否则由项目经理自己做或带着做。fW5思考者日记网-束洋洋个人博客

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5.好习惯让工作更有成效

高尔基曾这样来描述时间:“世界上最快而又最慢,最长而又最短,最平凡而又最珍贵,最易被忽视而又最令人后悔的就是时间。”的确,时间是快还是慢,是长还是短,不在于钟表是的指针转了多少圈,而是在于在我们如何使用时间。一个人的习惯,对如何利用时间具有至关重要的作用。fW5思考者日记网-束洋洋个人博客

1)尽力避免返工fW5思考者日记网-束洋洋个人博客

项目中最浪费时间的事情是什么?fW5思考者日记网-束洋洋个人博客

是返工!fW5思考者日记网-束洋洋个人博客

一旦发生返工,不但所耗时间将会成倍增加,而且会大大降低员工的成就感,打击员工士气,降低员工作效率,使得项目时间进一步滞后。fW5思考者日记网-束洋洋个人博客

我见过一个城市三维模型制作的项目,经过一年多的辛苦工作,终于提交成果了,但是由于客户认为模型不够漂亮,最后几十平方公里的模型全部重做!项目组员工身心俱疲,公司遭受严重损失,客户也非常不满,一个三输的结局。fW5思考者日记网-束洋洋个人博客

返工并不总是这样严重,其实在一般的软件项目中,返工现象也是大量存在的,只不过我们借着迭代的名义将其掩盖了。例如软件试运行后,客户要求将某项业务流程中的两个环节进行整合,或者将某个环节中的输入信息,转移下一个环节中。单个修改的工作量也许并不算大,但累积起来就相当可观了。很多项目在试运行后要修改几个月,甚至半年以上,这就是返工的代价。fW5思考者日记网-束洋洋个人博客

迭代设计还是返工之间,并没有明确的界限。要区分二者,有两条标准:fW5思考者日记网-束洋洋个人博客

一是迭代是计划之中的完善,而返工则是计划之外、迫不得已而为之的事情;fW5思考者日记网-束洋洋个人博客

二是在工作量的层面,如果抛弃或被重做的功能工作量很大,那只能认为是返工,如果你非要认为这是设计就是要这样干的,那我只好给它取个新名字:“返工式迭代”。这也这给我们一个启发,做系统原型的时候,千万不要写大量的代码,否则的话,迭代最后会变成返工。fW5思考者日记网-束洋洋个人博客

2)打破帕金森定律的魔咒fW5思考者日记网-束洋洋个人博客

英国学者帕金森通过多年的调查研究,发现一个规律:“工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。”一个人可以在十分钟内看完一份报纸,也可以看半天;一个程序员开发一个功能,可以两小时完成,也可能花上一周的时间;项目经理制定计划,可以半天完成,也可能一个月还不见影子......总之,只要还有时间,工作就会不停的扩展。fW5思考者日记网-束洋洋个人博客

帕金森定律就像一个魔咒一个样,困扰着很多人。它之所以起作用,表面上原因在于时间充裕,外部压力太小。因赖床而上班迟到的人常有,但因赖床而误飞机的则很少,因为误机的后果很严重。因此,有必要对每件工作确定一个时间期限——dead line,一过这条线dead!给下属安排工作时,这的确是一个好办法,但对于管理者而言,约束别人容易,约束自己则很困难。即使工作到期,还可以告诉自己,再推迟几天也没关系,这件事情还可以让某某来完成,即使到了dead line还可以说这件事其实不重要,少做一点没关系。fW5思考者日记网-束洋洋个人博客

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 帕金森定律的魔咒fW5思考者日记网-束洋洋个人博客

归根到底,还是在于我们的内心力量不够强大,面对一点点的外部阻力,就变得消极懒散,不能自我驱动。截止日期是靠不住的,要靠只能靠自己,养成良好的习惯,主动给自己压力和动力,战胜心中的“懒惰小人”,才能真正解除这个“帕金森魔咒”。fW5思考者日记网-束洋洋个人博客

3)合理利用时间fW5思考者日记网-束洋洋个人博客

每个人都希望工作不被打扰,但作为一个管理者,你的时间不是自己的,你的上级和你的下属都有权来随时打扰你。你坐在那里,就会有人过来找你签字,找你谈工资,找你讨论技术问题,找你支援其他工作……每天的时间就这样被打成了无数的碎片,所以经理们常不由自主的感慨:“白天真的做不了事,只能晚上和周末才能工作”——加班才能做事,你说经理能不累吗?fW5思考者日记网-束洋洋个人博客

的确,项目经理很多工作都需要大块时间,比如制定计划、编写文档、分析风险、关键技术实现等,都需要较长时间的思考。一个人要让心静下来,进入工作状态是时间的,一旦被打断,再次进入这种状态会花很多时间。这就好比炒菜,把锅烧热是需要时间的,你刚放下油,来了电话,等你接完电话,锅又冷了。fW5思考者日记网-束洋洋个人博客

时间碎片的问题对管理者而言是不可避免的,但可以采取方法更加合理的利用时间,将其影响降到最低。fW5思考者日记网-束洋洋个人博客

制定规则fW5思考者日记网-束洋洋个人博客

例如约定在指定的时间签单、讨论技术问题、反馈进展等,而不是随时进行。fW5思考者日记网-束洋洋个人博客

琐碎事情一起做fW5思考者日记网-束洋洋个人博客

对于工作中的琐碎问题,不用急着处理,可以启动“碎片整理程序”,将其记录下来,在你不需要“炒菜”的时候一起处理。fW5思考者日记网-束洋洋个人博客

利用碎片时间fW5思考者日记网-束洋洋个人博客

碎片时间并非不可利用,而是要安排合理的工作。几块大石头中间的缝隙,肯定塞不下另一块大石头,但放一些小石子或沙子还是没问题。例如与员工沟通、向领导汇报工作、检查员工工作、辅导员工、项目风险分析、项目目标回顾、发传真、收邮件等,这些工作就是小石子一样,利用小块小块的时间就可以完成。fW5思考者日记网-束洋洋个人博客

 

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